Kunden aus dem alten Programm übernehmen

Was für eine Datei wird gebraucht?

Eine CSV-Datei, deren erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Aus Excel führt der Weg über Datei, Speichern unter, CSV UTF-8. Höchstens 500 Kunden je Durchgang, größere Bestände teilen Sie auf mehrere Dateien auf.

Wie die Spalten heißen, ist gleich. Die Software erkennt die üblichen Überschriften von allein und zeigt ihren Vorschlag, bevor etwas angelegt wird.

Was passiert bei der Zuordnung?

Jede Spalte der Datei bekommt ein Ziel. Steht dort nicht übernehmen, bleibt die Spalte liegen. Ein Name in einer einzigen Spalte wird zerlegt, wobei Namenszusätze wie von oder van der beim Nachnamen bleiben. Länder werden aus Namen wie Niederlande erkannt, nicht nur aus Kürzeln.

Ob ein Kunde als Firma geführt wird, wird nicht geraten: Steht ein Firmenname da, ist es eine Firma. Danach richten sich später die Vertragstexte.

Was wird mit Spalten, die es in wagenpuls nicht gibt?

Führte Ihr altes Programm die alte Kundennummer, das Kürzel des Vermittlers oder die Nummer einer Kundenkarte, legen Sie neben der Spalte ein eigenes Feld an. Das geht mitten in der Zuordnung, ohne den Import zu verlassen, und die Spalte ist danach zugeordnet.

Fünf Arten stehen zur Wahl: Text, Zahl, Datum, Ja oder nein und eine Auswahl aus einer Liste. Die Art entscheidet, wie der Wert geprüft wird. Ein Datum wird aus 01.03.2020 ebenso gelesen wie aus 2020-03-01, eine Zahl versteht 1.250,50, und bei einer Auswahl zählt nur, was in der Liste steht.

Passt ein einzelner Wert nicht zur Art des Feldes, hält das den Kunden nicht auf. Er wird angelegt, nur dieses Feld bleibt leer, und in der Prüfung vor dem Import steht, bei welcher Zeile und warum.

Wo stehen die eigenen Felder danach?

Im Kundenformular unter einer eigenen Überschrift, in der Kundenakte unter den Stammdaten und beim nächsten Import wieder als Ziel. Heißt eine Spalte Ihrer Datei genauso wie das Feld, ist sie beim zweiten Mal von allein zugeordnet.

In Verträgen, Rechnungen und Börseninseraten erscheinen sie nicht. Sie sind für Ihre Verwaltung da, nicht für Papiere, die nach außen gehen.

Gibt es eigene Felder auch am Fahrzeug?

Ja, seit dem 24.09.2026. In den Einstellungen wählen Sie oben, ob das Feld zum Kunden oder zum Fahrzeug gehört. Am Fahrzeug sind es meist Dinge, die nur Ihr Hof kennt: der Standplatz, die Nummer im Schlüsselkasten, der Einkäufer, der es geholt hat.

Sie stehen dann im Fahrzeugformular unter Zustand und in der Fahrzeugakte unter einem eigenen Unterreiter, der nur erscheint, wenn es solche Felder gibt.

Einen Import über eigene Felder gibt es am Fahrzeug nicht: Der Fahrzeugimport kommt von den Börsen und kennt nur deren Felder.

Wie werden Dubletten behandelt?

Vor dem Anlegen zeigt die Software drei Zahlen: was neu angelegt wird, was es schon gibt und was innerhalb der Datei doppelt steht. Erkannt wird über die E-Mail-Adresse, und wo keine da ist, über Nachname und Postleitzahl.

Was als Dublette gilt, wird übersprungen und nicht überschrieben. Zwei Akten zusammenzuführen ist Arbeit, zwei verschiedene Kunden zu verschmelzen wäre ein Datenschutzvorfall.

Wer darf eigene Felder anlegen?

Nur der Inhaber. Für alle anderen Rollen sind die Felder sichtbar und befüllbar, aber die Liste der Felder bleibt unverändert. Sonst entstünde bei jedem Import ein neues Feld mit derselben Bedeutung.

Ein Feld stilllegen nimmt es aus den Formularen, ohne einen Wert zu verlieren. Löschen entfernt das Feld samt aller Werte, und die Software sagt vorher, wie viele Kunden davon betroffen sind.