Schritt 08 von 11
Kunden und Termine: eine Akte statt drei Listen
Jeder Kunde hat eine Akte mit allen Fahrzeugen, Dokumenten und Terminen. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prüft wagenpuls beim Bundeszentralamt für Steuern, Probefahrten und Übergaben stehen im Kalender.
Ein Kunde, der vor zwei Jahren gekauft hat und jetzt anruft, sollte nicht beim Suchen anfangen. In der Kundenakte stehen alle Fahrzeuge, die dieser Kunde gekauft oder verkauft hat, alle Dokumente dazu und die gesamte Historie.
Verkaufen Sie an ein Unternehmen im EU-Ausland, muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer qualifiziert bestätigt sein, sonst tragen Sie die Steuer selbst. wagenpuls fragt beim Bundeszentralamt für Steuern an und legt die Bestätigung mit Datum in der Akte ab. Das ist der Nachweis, den Sie später brauchen.
Probefahrten, Übergabetermine und Werkstatttermine stehen im Kalender und hängen am Fahrzeug. Eine Probefahrt erzeugt dabei die Bescheinigung mit Führerscheindaten, die nach einem halben Jahr automatisch wieder gelöscht werden.
Das tun Sie hier
- Alle Fahrzeuge, Dokumente und Termine eines Kunden an einer Stelle sehen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern qualifiziert beim Bundeszentralamt prüfen lassen
- Probefahrten mit Führerscheinaufnahme und Bescheinigung anlegen
- Eigene Felder je Betrieb ergänzen, etwa eine Kundennummer aus dem Altsystem
- Löschfristen einhalten, ohne daran zu denken: der Aufräumlauf setzt sie durch
Die Kundenliste
Die Kundenakte
Termine
Häufige Fragen
- Warum muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer qualifiziert geprüft werden?
- Weil die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung daran hängt. Bei der einfachen Bestätigung erfahren Sie nur, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung prüft zusätzlich, ob Name und Anschrift dazu passen, und nur die ist als Nachweis geeignet. wagenpuls fragt beim Bundeszentralamt für Steuern qualifiziert an und legt das Ergebnis mit Zeitpunkt in der Kundenakte ab.
- Wie lange darf ich eine Ausweiskopie aufbewahren?
- Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz sind fünf Jahre aufzubewahren und danach zu löschen. Führerscheindaten aus einer Probefahrt brauchen Sie nur, solange ein Anspruch daraus entstehen kann, wagenpuls löscht sie nach einem halben Jahr. Der Aufräumlauf erledigt das selbst, Sie müssen keine Frist im Kalender führen.
Wie das im Einzelnen geht, steht im Handbuch
- Die Kundenakte führenIn der Kundenakte stehen Stammdaten, alle Fahrzeuge, alle Belege und der gesamte Schriftwechsel. Sie ist die Antwort auf die Frage, was mit diesem Kunden bisher war.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim BZSt prüfenVor einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung müssen Sie die USt-IdNr. des Abnehmers bestätigen lassen. wagenpuls fragt dafür das qualifizierte Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern ab und legt das Ergebnis mit Prüfsumme als Nachweis ab.
- Datenschutz und AufbewahrungsfristenKundendaten dürfen nicht ewig gespeichert werden, Belege müssen es aber. Die Software löst das, indem sie Stammdaten sperrt statt löscht, wo eine Aufbewahrungspflicht besteht.
- Probefahrt absichern: Vereinbarung, Führerschein und Haftung bei einem UnfallVor jeder Probefahrt werden Fahrer, Führerschein, Fahrzeug, Kilometerstand und Zeitraum festgehalten. Die Vereinbarung regelt außerdem, wer bei einem Schaden welchen Anteil trägt.