Wie lösche ich einen Kunden auf Verlangen?

Vollständig löschen lässt sich nur, wozu keine aufbewahrungspflichtigen Belege gehören. Wo Belege bestehen, werden die Stammdaten gesperrt und nur noch für die Aufbewahrung vorgehalten. Das ist der Weg, den das Nebeneinander von Datenschutz und Abgabenordnung vorsieht.

Kann ich Kunden importieren?

Ja, unter Kunden, Importieren. Eine CSV-Datei mit Kopfzeile genügt, die Spalten ordnet die Software selbst zu und zeigt vor dem Anlegen, was doppelt oder fehlerhaft ist. Höchstens 500 je Durchgang.

Anleitung · Kunden · Stand 10. September 2026

Die Kundenakte führen

In der Kundenakte stehen Stammdaten, alle Fahrzeuge, alle Belege und der gesamte Schriftwechsel. Sie ist die Antwort auf die Frage, was mit diesem Kunden bisher war.

In wagenpuls: Kunden. Kunden im Rundgang ansehen

Privatperson oder Unternehmen

Die Unterscheidung wirkt sich auf Verträge, Gewährleistungstexte und Rechnungen aus. Bei einem Unternehmen kommen Firmenname, USt-IdNr. und gegebenenfalls die Angaben für die E-Rechnung dazu.

Sie steuert außerdem, welche Textfassung im Vertrag greift, denn gegenüber Verbrauchern gelten andere Regeln als gegenüber Unternehmern.

Doppelte Kunden vermeiden

Beim Anlegen wird nach ähnlichen Namen und gleicher E-Mail-Adresse gesucht. Der Hinweis erscheint, bevor Sie speichern, denn zwei Akten desselben Kunden zusammenzuführen ist mühsam.

Bestand aus dem alten Programm übernehmen

Unter Kunden, Importieren nimmt die Software eine CSV-Datei mit Kopfzeile. Sie schlägt für jede Spalte ein Feld vor, zerlegt einen Namen aus einer Spalte in Vor- und Nachnamen, lässt Zusätze wie von oder van der beim Nachnamen und macht aus Niederlande das Kürzel NL.

Vor dem Anlegen sehen Sie vier Zahlen: was angelegt wird, was es schon gibt, was doppelt in der Datei steht und was fehlerhaft ist. Jede Zeile nennt ihren Grund. Erst danach wird geschrieben.

Dubletten erkennt die Software über die E-Mail-Adresse, ersatzweise über Nachname und Postleitzahl. Das findet nicht jede Dublette, und das ist Absicht: Zwei Akten nachträglich zusammenzuführen ist Arbeit, zwei verschiedene Menschen zu verschmelzen ist ein Datenschutzvorfall.

Überschrieben wird nie. Wer schon da ist, bleibt, wie er ist.

Was in der Akte zusammenläuft

Gekaufte und verkaufte Fahrzeuge, Angebote, Verträge, Rechnungen, offene Beträge und der Verlauf.

Wer ein Fahrzeug an Sie verkauft und später eines kauft, ist derselbe Kunde. Die Akte zeigt beide Seiten.

Führerschein und Ausweis

Vorder- und Rückseite lassen sich in der Akte aufnehmen, am Telefon direkt mit der Kamera. Das ist der Weg, den der Tresen ohnehin geht, nur landet das Bild dann in der Kundenakte und nicht in der Fotogalerie eines Privathandys.

Zweck und Maß: Der Führerschein deckt die Probefahrt ab. Der Ausweis gehört zur Identifizierung nach §8 Geldwäschegesetz, die bei Barzahlungen ab 10.000 Euro vorgeschrieben ist; §8 Absatz 2 erlaubt dafür ausdrücklich die Kopie.

Was seinen Zweck erfüllt hat, löschen Sie einzeln. Anders als beim Fahrzeugfoto verschwindet dabei auch die Datei.

Häufige Fragen

Wie lösche ich einen Kunden auf Verlangen?: Vollständig löschen lässt sich nur, wozu keine aufbewahrungspflichtigen Belege gehören. Wo Belege bestehen, werden die Stammdaten gesperrt und nur noch für die Aufbewahrung vorgehalten. Das ist der Weg, den das Nebeneinander von Datenschutz und Abgabenordnung vorsieht.
Kann ich Kunden importieren?: Ja, unter Kunden, Importieren. Eine CSV-Datei mit Kopfzeile genügt, die Spalten ordnet die Software selbst zu und zeigt vor dem Anlegen, was doppelt oder fehlerhaft ist. Höchstens 500 je Durchgang.

Zuletzt fachlich geprüft am 10. September 2026. Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.