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Datenschutz und Aufbewahrungsfristen
Kundendaten dürfen nicht ewig gespeichert werden, Belege müssen es aber. Die Software löst das, indem sie Stammdaten sperrt statt löscht, wo eine Aufbewahrungspflicht besteht.
In wagenpuls: Einstellungen, Datenschutz. Kunden im Rundgang ansehen
Die zwei Regeln, die sich widersprechen
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, wenn der Zweck entfallen ist. Die Abgabenordnung verlangt, Belege acht Jahre aufzubewahren, seit der Verkürzung von zehn Jahren.
Beides gilt gleichzeitig. Der übliche Weg ist die Einschränkung der Verarbeitung: Die Daten bleiben für die Aufbewahrung erhalten, werden aber für alles andere gesperrt.
Auskunft erteilen
Verlangt ein Kunde Auskunft, erzeugt die Software eine Zusammenstellung aller zu ihm gespeicherten Daten als PDF.
Die Frist beträgt einen Monat. Mit der Zusammenstellung ist das eine Sache von Minuten statt eines halben Tages.
Wo die Daten liegen
Auf Servern in Deutschland. Zwei Ausnahmen stehen in der Auftragsverarbeitung: Lesen Sie Ausweise, Fahrzeugscheine oder Belege per Foto ein, geht genau dieses eine Bild zum Auslesen an Anthropic (Verarbeitung in den USA, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU), ohne weitere Kunden- oder Fahrzeugdaten. Im Fotostudio gehen die aufbereiteten Fahrzeugfotos an einen Dienstleister in Österreich. Sonst verlässt nichts Deutschland.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO steht in den Einstellungen zum Abruf bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange werden Ausweisdaten aus dem Ankauf gespeichert?
- So lange, wie sie für den Nachweis des gutgläubigen Erwerbs und die Aufbewahrung des Vertrags gebraucht werden. Danach werden sie gesperrt.
Zuletzt fachlich geprüft am . Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.