Anleitung · Finanzen · Stand
Daten an den Steuerberater und an die Betriebsprüfung übergeben
Für die laufende Buchhaltung erzeugt wagenpuls einen DATEV-Buchungsstapel. Für eine Betriebsprüfung erzeugt es eine vollständige Datenträgerüberlassung nach Z3, mit Beschreibungsdatei und Verfahrensdokumentation.
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Der monatliche Weg zur Kanzlei
Der Buchungsstapel im DATEV-Format enthält alle Belege eines Zeitraums mit Konten, Beträgen, Steuerschlüsseln und Belegnummern. Ihre Kanzlei liest ihn ein, statt abzutippen.
Die Kontenzuordnung stellen Sie einmal ein, üblicherweise gemeinsam mit der Kanzlei. Danach läuft der Export ohne Nacharbeit.
Was GoBD verlangt
Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung. Praktisch heißt das: Ein festgeschriebener Beleg ändert sich nicht mehr, jede Änderung davor ist protokolliert, und niemand kann Daten spurlos entfernen.
wagenpuls setzt die Unveränderbarkeit in der Datenbank durch, nicht in der Oberfläche. Eine Änderung an einem festgeschriebenen Beleg wird auf der untersten Ebene abgewiesen. Zusätzlich trägt jeder Beleg eine Prüfsumme.
Datenträgerüberlassung nach Z3
Verlangt ein Prüfer die Daten auf einem Datenträger, erzeugt die Software ein Archiv mit allen steuerlich relevanten Tabellen als CSV-Dateien und einer Beschreibungsdatei, die den Aufbau erklärt. Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung liest dieses Format.
Beigelegt ist die Verfahrensdokumentation: die Beschreibung, wie Belege entstehen, wie sie festgeschrieben werden und wie die Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Ohne sie ist eine ordnungsgemäße Buchführung schwer nachzuweisen, und sie ist der Teil, den fast niemand hat.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich aufbewahren?
- Buchungsbelege acht Jahre, andere Unterlagen sechs bis zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- Ersetzt der Export meine eigene Verfahrensdokumentation?
- Er liefert den Teil, der die Software betrifft. Ihre betrieblichen Abläufe daneben, etwa wie Belege ins Haus kommen und wer sie erfasst, gehören ergänzt.
Zuletzt fachlich geprüft am . Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.