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Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
Nein. §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalig vergebene Nummer nach einem nachvollziehbaren System, keine Reihe ohne Lücken. Wichtig ist, dass keine Nummer zweimal vergeben wird und dass sich das System erklären lässt.
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Was das Gesetz verlangt
Eine Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird. Mehr steht nicht im Gesetz. Es darf mehrere Nummernkreise geben, etwa je Filiale, je Jahr oder je Belegart, solange die Zuordnung nachvollziehbar ist.
Eine Lücke ist kein Fehler, solange sie sich erklären lässt. Ein Prüfer fragt nicht, warum die 47 fehlt, sondern ob die 46 zweimal vergeben wurde.
Die Sorge vor Lücken stammt aus einer anderen Ecke: Wenn eine Rechnung verschwindet, statt storniert zu werden, sieht es nach verschwiegenen Umsätzen aus. Deshalb wird in wagenpuls nie gelöscht, sondern storniert, und der Storno trägt seine eigene Nummer.
Warum Kaufvertrag, Rechnung und Protokoll dieselbe Endziffer tragen
Zu einem verkauften Auto gehören drei Papiere, und im Ordner oder am Telefon will man sie sofort zusammenbringen. Deshalb bekommen sie in wagenpuls die Endziffer des Vorgangs: KV-2026-0042 für den Kaufvertrag, RE-2026-0042 für die Rechnung, UE-2026-0042 für das Übergabeprotokoll, AZ-2026-0042 für eine Anzahlung.
Das Präfix steht in den Einstellungen unter Nummernkreisen und lässt sich ändern. Die Endziffer nicht, die kommt vom Vorgang.
Die Folge muss man kennen: Die Rechnungsnummern haben dadurch Lücken, weil nicht jeder Vorgang eine Rechnung hat. Zulässig ist das, und nachvollziehbar ist es besonders gut, denn jede Lücke erklärt sich aus dem Vorgang, der keine Rechnung hatte.
Wann die Nummer vergeben wird
Erst beim Festschreiben. Ein Entwurf hat keine Nummer, weil er noch kein Beleg ist. Wer eine Nummer vergibt und den Entwurf danach verwirft, erzeugt genau die unerklärliche Lücke, die niemand will.
Beim Festschreiben wird die Rechnung unveränderlich. Das PDF wird als Archivstück abgelegt, seine Prüfsumme dazu, und die Datenbank sperrt die rechnungsrelevanten Felder. Änderungen gehen danach nur über Storno oder Korrektur.
Häufige Fragen
- Darf ich eine Rechnung löschen, die ich versehentlich geschrieben habe?
- Eine festgeschriebene nicht. Sie wird storniert, der Storno trägt eine eigene Nummer und verweist auf das Original. Ein Entwurf ohne Nummer darf verworfen werden, er ist kein Beleg.
- Kann ich das Präfix meiner Rechnungsnummern ändern?
- Ja, in den Einstellungen unter Nummernkreisen. Bereits vergebene Nummern bleiben, wie sie sind. Sie stehen in den Belegen und dürfen sich nicht nachträglich ändern.
- Was ist die Vorgangsnummer?
- Die Nummer des Geschäftsvorfalls. Sie entsteht beim Verkaufsabschluss oder mit dem ersten Papier zu diesem Auto und bildet die Endziffer von Kaufvertrag, Rechnung, Anzahlungsrechnung und Übergabeprotokoll.
Zuletzt fachlich geprüft am . Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.