Belege mit dem Handy scannen: Darf das Papier danach weg?

Darf ich Belege mit dem Handy erfassen?

Ja. Die GoBD sprechen in Randziffer 130 ausdrücklich von Papierbelegen, die gescannt oder fotografiert werden, und nennen als Geräte unter anderem Smartphones. Die Aufnahme muss so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Dieselbe Forderung steht im Gesetz: §147 Absatz 2 AO verlangt für empfangene Geschäftsbriefe und Buchungsbelege die bildliche Übereinstimmung, dazu jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarkeit.

Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist dafür nicht nötig (Randziffer 138). Wer eine Texterkennung über den Beleg laufen lässt, bewahrt den erkannten Text nach Prüfung mit auf (Randziffer 130).

Wann muss der Scan farbig sein?

Wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, so Randziffer 137. Die GoBD nennen als Beispiele rote Minusbeträge und farbige Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke. Ein blauer Bezahlt-Stempel oder ein farbig abgezeichneter Lieferschein gehört also farbig erfasst. Ein Scan in Schwarzweiß ist nur bei reinen Textseiten ohne solche Vermerke unbedenklich.

Zum Aufhellen und Geraderücken sagen die GoBD nichts ausdrücklich. Die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband führt Kontrast sowie Farb- oder Graustufenscan als Grundeinstellungen auf, die der Betrieb festlegt, und verlangt ein originalgetreues Abbild. Entscheidend ist also, dass nichts verloren geht, was auf dem Papier steht.

Darf das Papier danach weg?

Nach der Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind“ (Randziffer 140). Ob Sie ein Original trotzdem behalten, weil es in einem Streit als Beweis dienen könnte, entscheiden Sie selbst.

Dafür muss das Verfahren dokumentiert sein. Randziffer 136 empfiehlt eine Organisationsanweisung: wer erfasst, wann, welches Schriftgut, ob bildliche Übereinstimmung verlangt ist, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden und wie Fehler protokolliert werden. Nach dem Scannen wird nur noch mit der Datei gearbeitet. Kommt auf das Papier danach noch ein Vermerk, wird es erneut erfasst (Randziffer 139).

Die Datei selbst darf danach nicht unbemerkt geändert werden. Einmal erfasste Belege dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden (Randziffern 107 und 108, §146 Absatz 4 AO).

Was ist mit dem Fahrzeugbrief?

Die Zulassungsbescheinigung Teil II ist kein Beleg, den Sie gegen einen Scan tauschen können. Sie trägt den Hinweis „Dokument nur unbeschädigt gültig“ (§14 Absatz 2 FZV). Beim Halterwechsel bestätigt der Erwerber, dass ihm die Zulassungsbescheinigung übergeben wurde, und er legt Teil II zur Umschreibung vor (§15 Absatz 5 FZV). Ohne das Original geht das nicht.

Ein Scan ist trotzdem sinnvoll: als Kopie in der Fahrzeugakte. Sie sehen dann noch Jahre später, welche Halter eingetragen waren und welche Nummer der Brief hatte, auch wenn das Original längst beim Käufer liegt.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Buchungsbelege, also auch Eingangsrechnungen und Quittungen, acht Jahre. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre (§147 Absatz 3 AO, ebenso §257 Absatz 4 HGB). Für Rechnungen nennt §14b UStG ebenfalls acht Jahre.

Die acht Jahre gelten für alle Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Artikel 97 §19a EGAO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und sie endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft (§147 Absatz 3 und 4 AO).

Wie wagenpuls dabei hilft

Der Dokumentenscanner erfasst Belege am Handy und ist auf Farbe voreingestellt, damit Stempel und farbige Vermerke erhalten bleiben. Er zieht das Blatt gerade und gleicht das Licht aus, ohne Inhalte zu verändern; wer das nicht möchte, wählt das Aussehen Original. Jeder Beleg wird als PDF mit SHA-256-Prüfsumme abgelegt, die belegt, dass die Datei seit dem Hochladen unverändert ist.

Die Verfahrensdokumentation, die dem Export für die Betriebsprüfung beiliegt, beschreibt die bildliche Erfassung mit dem Scanner bereits. Was nur Ihr Betrieb wissen kann, tragen Sie dort ein: wer erfasst, wann, und ob die Papieroriginale aufbewahrt oder vernichtet werden.