Was ist bei Kleinbetragsrechnungen anders?

Bis 250 Euro genügen weniger Angaben. Bei Fahrzeugrechnungen spielt das praktisch keine Rolle, bei einer Rechnung über eine Zulassungsgebühr schon.

Kann ich eine Anzahlungsrechnung stellen?

Ja. Die Schlussrechnung setzt die bereits abgerechnete Anzahlung dann ab, damit die Umsatzsteuer nicht zweimal entsteht.

Anleitung · Finanzen · Stand 29. September 2026

Rechnung für einen Gebrauchtwagen: alle Pflichtangaben, auch bei §25a

Die Rechnung entsteht aus dem Verkaufsvorgang. Alle nach §14 UStG vorgeschriebenen Angaben werden aus den Firmen- und Fahrzeugdaten gesetzt, der Steuerfall bestimmt den Text und den Ausweis der Umsatzsteuer.

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Die Pflichtangaben

Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und der Käufer kann keine Vorsteuer ziehen.

Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
Menge und handelsübliche Bezeichnung, hier das Fahrzeug mit FIN
Zeitpunkt der Lieferung
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Wie das Fahrzeug auf der Rechnung steht

Aufgeschlüsselt, nicht als ein langer Satz. In der ersten Zeile das Fahrzeug, darunter Zeile für Zeile die Angaben, nach denen später gesucht wird.

Marke, Modell und Ausführung
Fahrgestellnummer
Briefnummer, also die Nummer der Zulassungsbescheinigung Teil II
Erstzulassung
Kilometerstand
Farbe
Kraftstoff, Getriebe und Leistung in PS
Nächste Hauptuntersuchung

Was der Steuerfall ändert

Bei Differenzbesteuerung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen steht der nach §14a Absatz 6 UStG vorgeschriebene Hinweis auf die Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände auf der Rechnung. Ein trotzdem ausgewiesener Betrag würde nach §14c UStG geschuldet, obwohl er nicht anfällt.

Bei innergemeinschaftlicher Lieferung stehen beide USt-IdNr. auf der Rechnung und der Hinweis auf die Steuerfreiheit. Bei einer Ausfuhr entsprechend der Hinweis auf die Ausfuhrlieferung.

Diese Texte setzt die Software aus dem Steuerfall. Sie sind als Textbausteine hinterlegt und lassen sich durch eigene Varianten ersetzen.

Rechnungsnummern

Der Kreis wird in den Einstellungen festgelegt, etwa RE-2026-0042. Die Nummer wird beim Festschreiben vergeben, nicht beim Anlegen des Entwurfs, damit keine Lücken durch verworfene Entwürfe entstehen.

Hängt die Rechnung an einem Fahrzeug, trägt sie die Endziffer des Vorgangs. Kaufvertrag, Anzahlungsrechnung, Rechnung und Übergabeprotokoll haben dann dieselbe Nummer am Ende, nur mit anderem Präfix. Wer eines der vier Papiere in der Hand hält, findet die anderen drei.

Eine einmal vergebene Nummer wird nicht wiederverwendet, auch nicht nach einer Stornierung.

Festschreiben

Ein Entwurf lässt sich beliebig ändern. Eine festgeschriebene Rechnung nicht mehr, und zwar nicht als Empfehlung, sondern technisch: Die Datenbank weist eine Änderung ab.

Korrekturen laufen über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung. Das ist umständlicher und der einzige Weg, der einer Prüfung standhält.

Häufige Fragen

Was ist bei Kleinbetragsrechnungen anders?: Bis 250 Euro genügen weniger Angaben. Bei Fahrzeugrechnungen spielt das praktisch keine Rolle, bei einer Rechnung über eine Zulassungsgebühr schon.
Kann ich eine Anzahlungsrechnung stellen?: Ja. Die Schlussrechnung setzt die bereits abgerechnete Anzahlung dann ab, damit die Umsatzsteuer nicht zweimal entsteht.

Zuletzt fachlich geprüft am 29. September 2026. Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.