Händlersoftware wechseln: Bestand und Kunden ohne Verlust ins neue Programm bringen

Wann lohnt sich ein Wechsel?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn die Software Ihnen mehr Arbeit macht, als sie Ihnen abnimmt. Typische Zeichen sind Fahrzeuge, die zweimal erfasst werden, einmal im Programm und einmal bei mobile.de oder AutoScout24, eine Marge nach §25a, die nebenher in Excel entsteht, und Rechnungen, die in einem zweiten Programm wie Lexware Office oder sevDesk geschrieben werden.

Ein weiteres Zeichen: Sie kommen unterwegs nicht an Ihre Daten, etwa am Telefon auf dem Hof, bei der Probefahrt oder beim Ankauf beim Kunden. Ob ein Programm auf dem Handy taugt, zeigt sich am schnellsten in einer Testphase mit echten Fahrzeugen.

Bevor Sie wechseln, sehen Sie in Ihren Vertrag: Laufzeit und Kündigungsfrist des alten Anbieters bestimmen, wie lange beide Programme nebeneinander laufen. Am einfachsten ist ein Wechsel zum Monatsanfang, dann stammen die Rechnungen eines Monats aus nur einem Programm.

Was brauchen Sie aus dem alten Programm, und wo finden Sie den Export?

Sie brauchen Listen, keine Programmdateien: die Fahrzeuge im Bestand, die verkauften Fahrzeuge und die Kunden, jeweils als CSV oder Excel. Händlerprogramme, Buchhaltungen und Börsen geben solche Listen in aller Regel aus, meist unter Export, Auswertung oder Liste.

Bei Händlerprogrammen wie DESC von Ackermann oder Carcuro ist der Export nicht öffentlich beschrieben. Fragen Sie Ihren Anbieter nach einem vollständigen Export Ihrer Daten als CSV oder Excel, getrennt nach Fahrzeugen im Bestand, verkauften Fahrzeugen und Kunden. Fragen Sie ausdrücklich nach den verkauften Fahrzeugen und den Einkaufspreisen, denn die fehlen in einfachen Bestandslisten oft.

Autaxo hat mit Version 2.0 im Februar 2026 eine Übernahme des Bestands über mobile.de eingeführt. Der Weg funktioniert in beide Richtungen: Was bei mobile.de inseriert ist, kann jedes Programm übernehmen, das die Schnittstelle von mobile.de liest. Bei AutoScout24 laden Sie die Fahrzeugliste im Händlerbereich als CSV herunter.

Für Kunden ist oft die Buchhaltung die beste Quelle. In Lexware Office führt der Weg über den Kontaktmanager und das Menü mit den drei Punkten zu Alle Kunden exportieren (CSV). In sevDesk und anderen Buchhaltungsprogrammen exportieren Sie die Kontaktliste. Liegen die Adressen nur beim Steuerberater in DATEV, bitten Sie um die Debitorenliste als CSV oder Excel.

Wer bisher mit Excel gearbeitet hat, ist im Vorteil: Die Liste ist schon die Exportdatei. Sie muss nicht umgebaut werden, solange jede Zeile ein Fahrzeug oder einen Kunden enthält.

Diese Reihenfolge hat sich bewährt, weil jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut:

• Vollständigen Export aus dem alten Programm ziehen und sichern, bevor irgendetwas gekündigt wird
• Kundenliste mit Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse und bei Firmen der USt-IdNr. übernehmen
• Fahrzeuge im Bestand übernehmen, mit Fahrgestellnummer, Einkaufspreis, Einkaufsdatum und Steuerfall
• Verkaufte Fahrzeuge mit Verkaufsdatum, Verkaufspreis und Käufer übernehmen, damit Auswertungen und Kundenakten vollständig sind
• Stichprobe machen: einige Fahrzeuge und Kunden im alten und im neuen Programm vergleichen
• Stichtag festlegen, ab dem neue Rechnungen nur noch im neuen Programm entstehen

Was passiert mit alten Rechnungen und Belegen?

Alte Rechnungen bleiben im alten Programm. Ihre Nummern gehören zu dessen Nummernkreis, und die Umsatzsteuer daraus ist bereits angemeldet. Als Rechnungen im neuen Programm stünden dieselben Umsätze ein zweites Mal in den Auswertungen. Die verkauften Fahrzeuge übernehmen Sie trotzdem, als Historie mit Käufer, Datum und Preis.

Aufbewahren müssen Sie die alten Unterlagen weiter. Nach §147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. §14b UStG verlangt für Rechnungen ebenfalls acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§147 Abs. 2 AO). Kündigen Sie das alte Programm deshalb erst, wenn Sie einen vollständigen Export haben, den Ihr Steuerberater öffnen kann, oder vereinbaren Sie mit dem Anbieter einen weiteren Lesezugang. Was davon für Ihren Betrieb genügt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Welche Stolpersteine gibt es beim Datenimport?

Die meisten Fehler entstehen nicht im neuen Programm, sondern auf dem Weg dorthin, meist beim Öffnen und Speichern in Excel. Diese fünf kommen am häufigsten vor:

• Zeichensatz: Umlaute erscheinen als ü oder als Fragezeichen, weil die Datei in einem anderen Zeichensatz gespeichert ist, als das Programm erwartet. Abhilfe: als CSV UTF-8 speichern oder ein Programm nehmen, das den Zeichensatz selbst erkennt.
• Zahlenformate in Excel: Postleitzahlen verlieren die führende Null, aus 01067 wird 1067. Preise stehen mal als 12.500,00, mal als 12500. Datumsangaben werden zu fünfstelligen Zahlen. Abhilfe: die Exportdatei nicht vorher in Excel öffnen und speichern, sondern so hochladen, wie sie aus dem alten Programm kommt.
• Doppelte Kunden: Derselbe Kunde steht zweimal da, einmal mit und einmal ohne Firmenzusatz. Abhilfe: vor dem Import nach E-Mail-Adresse sortieren, oder ein Import, der Doppelte erkennt und anzeigt.
• Fehlende Fahrgestellnummer: Manche Listen führen nur eine interne Nummer. Ohne FIN lässt sich ein Fahrzeug nicht eindeutig zuordnen, und ein zweiter Import legt es doppelt an. Abhilfe: die FIN aus der Zulassungsbescheinigung Teil I nachtragen.
• Einkaufspreise: Börsen wie mobile.de kennen nur den Verkaufspreis. Ohne Einkaufspreis gibt es keine Marge und keine Umsatzsteuer nach Differenzbesteuerung. Abhilfe: Einkaufspreise aus dem alten Programm oder aus den Ankaufsverträgen nachtragen.

Wie geht der Wechsel zu wagenpuls?

Am einfachsten über mobile.de: wagenpuls liest die Anzeigen aus Ihrem Händlerkonto und übernimmt sie mit Bildern, Ausstattung und Preisen. Jedes Fahrzeug bleibt mit seiner Anzeige verknüpft, an der Anzeige ändert sich nichts. Wie das geht, steht unter Bestand von mobile.de übernehmen.

Für verkaufte Fahrzeuge, Kunden und alles, was nicht bei mobile.de steht, laden Sie Excel oder CSV hoch, so wie die Datei aus dem alten Programm kommt. Die Spalten dürfen heißen, wie sie wollen. Deutsche und englische Zahlenformate werden erkannt, Datumsangaben auch als Excel-Zahl, Doppelte zeigt die Vorschau vor dem Import. Alle Einzelheiten stehen unter Daten übernehmen.

Wer keine Zeit hat, schickt die Exportdatei über Hilfe und Support. Wir übernehmen den Import kostenlos, auch schon in der Testphase, und alles bleibt nach dem Freischalten erhalten. Wer wagenpuls später verlässt, nimmt seine Daten über Daten exportieren vollständig mit.