Anleitung · Werkstatt und Personal · Stand
Werkstattauftrag anlegen, Teile buchen und abrechnen
Ein Werkstattauftrag hält fest, welches Fahrzeug welcher Kunde bringt, was zu tun ist und wer daran arbeitet. Arbeiten und Teile aus dem Lager tragen Sie als Positionen ein, mit einem Klick wird daraus ein Rechnungsentwurf, und beim Festschreiben bucht das Lager die Teile aus.
In wagenpuls: Werkstatt, Auftrag anlegen.
Wie lege ich einen Auftrag an?
Unter Werkstatt, Auftrag anlegen wählen Sie den Kunden oder legen ihn gleich neu an. Danach wählen Sie sein Fahrzeug oder erfassen es mit Kennzeichen, FIN, Marke und Modell. Hat der Kunde genau ein Fahrzeug, ist es schon gewählt.
Dazu kommen der Kundenwunsch in seinen Worten, der Kilometerstand bei Annahme, der Termin, bis wann das Fahrzeug fertig sein soll, und der Mechaniker.
Für Fahrzeuge aus Ihrem eigenen Bestand gibt es den internen Auftrag, etwa für die Aufbereitung vor dem Verkauf. Er hat keinen Kunden und keine Rechnung.
Welche Stationen durchläuft ein Auftrag?
Oben in der Auftragsakte steht immer der nächste sinnvolle Schritt als Knopf.
- Angenommen: Das Fahrzeug ist da, die Arbeit hat noch nicht begonnen
- In Arbeit: Ein Mechaniker arbeitet daran
- Wartet auf Teile: Es fehlt etwas, das bestellt ist
- Fertig: Das Fahrzeug kann abgeholt werden
- Abgeholt: Der Kunde hat es mitgenommen
- Storniert: Der Auftrag entfällt, die Positionen bleiben zur Nachvollziehbarkeit stehen
Wie trage ich Arbeiten und Teile ein?
Eine Arbeit ist eine Position mit Stunden und Stundensatz netto. Vorgeschlagen wird der zuletzt verwendete Satz.
Ein Teil suchen Sie über Artikelnummer, Herstellernummer, EAN oder Bezeichnung aus dem Lager. Preis, Steuersatz und Einheit kommen aus dem Artikel, der Bestand steht daneben, und reicht er nicht, warnt die Zeile.
Teile ohne Lagerartikel und Sonstiges, etwa Entsorgung, tragen Sie frei ein. Jede Position lässt sich als erledigt abhaken, die Akte zeigt dann, wie viel noch offen ist.
Wie wird aus dem Auftrag eine Rechnung?
Der Knopf Rechnung erstellen legt einen Entwurf mit allen Positionen an, in Regelbesteuerung, mit Fahrzeug und Kilometerstand im Hinweistext. Sie prüfen ihn in den Finanzen und schreiben ihn fest.
Erst beim Festschreiben werden die Lagerteile ausgebucht. So bucht ein Entwurf, den Sie noch ändern oder verwerfen, nichts aus. Ein Storno der Rechnung bucht die Teile zurück.
Bei internen Aufträgen ohne Rechnung bucht der Knopf Teile ausbuchen die Teile beim Abschluss aus, genau einmal.
Häufige Fragen
- Werden Teile doppelt ausgebucht, wenn ich aus dem Auftrag eine Rechnung mache?
- Nein. Bei Aufträgen mit Kunden bucht nur das Festschreiben der Rechnung aus. Der Auftrag selbst bucht nur bei internen Aufträgen ohne Rechnung aus.
- Kann ich einen Auftrag nach der Rechnung noch ändern?
- Die Positionen sind dann gesperrt, damit Auftrag und Rechnung übereinstimmen. Löschen Sie den Rechnungsentwurf, ist der Auftrag wieder frei.
Zuletzt fachlich geprüft am . Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.