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Briefpapier und Rechnungslayout: Logo, Anordnung, Schrift und Fußzeile
Unter Einstellungen, Briefpapier und Rechnungslayout gestalten Sie den Kopf und die Fußzeile aller Dokumente und die Rechnung im Besonderen. Rechts steht dabei immer die fertige Rechnung mit Beispieldaten, so wie sie beim Kunden ankommt. Gespeichert wird erst auf Knopfdruck.
In wagenpuls: Einstellungen, Briefpapier und Rechnungslayout. Einstellungen im Rundgang ansehen
Was sich einstellen lässt
Briefkopf: das Logo hochladen, in der Größe ziehen (16 bis 64 Punkt) und links, mittig oder rechts stellen. Der Block mit Anschrift, Telefon, E-Mail und USt-IdNr. steht daneben, auf der anderen Seite oder gar nicht. Dazu eine Zeile unter dem Logo, etwa Kfz-Handel, An- und Verkauf, die Linie unter dem Kopf und ihre Farbe.
Schrift: drei Größen für den Text und zwei für die Überschrift. Die Schriftart selbst bleibt fest. Sie ist in jedem PDF eingebettet, damit das Dokument beim Kunden, beim Steuerberater und beim Finanzamt gleich aussieht. Verwendet wird Noto Sans, weil sie auch türkische und polnische Buchstaben kennt: Eine Kundin namens Ayşe soll auf ihrem Kaufvertrag richtig heißen.
Fußzeile: drei beschriftete Spalten, Anschrift, Steuerdaten und Bankverbindung, darunter mittig die Seitenzahl. Registergericht und Handelsregisternummer, Bankverbindung, Telefon, E-Mail und Webseite lassen sich einzeln zeigen oder weglassen, ebenso die Geschäftsführung. Dazu eine eigene Zeile, etwa Öffnungszeiten. Firma und Anschrift stehen immer dort, das verlangt das Gesetz.
Dieselbe Fußzeile trägt jedes Dokument: Rechnung, Angebot, Kaufvertrag, Übergabeprotokoll, jede Vorlage. Das Briefpapier ist eines.
Rechnung: Positionstabelle mit Linien, als Zebra oder schlicht, der GiroCode zum Bezahlen per Banking-App, ein Text vor den Positionen und der Text unter der Summe. Im Text unter der Summe wird {marke} durch Ihren Markennamen ersetzt.
Wofür es gilt
Kopf, Schrift und Fußzeile gelten für alle Dokumente: Rechnungen, Kaufverträge, Angebote, Vollmachten, Schriftstücke aus Vorlagen und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Reiter Rechnung gilt nur für Rechnungen, Gutschriften und Stornos.
Es gilt für alles, was ab dem Speichern erzeugt wird. Bereits ausgestellte und festgeschriebene Belege bleiben, wie sie sind; sie werden nicht nachträglich umgesetzt.
Die Vorschau zeigt wahlweise eine Rechnung oder eine Vollmacht mit erfundenen Daten. Sie wird bei jeder Änderung neu gesetzt, das dauert etwa eine Sekunde.
Was bewusst fest bleibt
Rechnungsnummer, Datum, Anschrift des Kunden, Steuerhinweis und Summen stehen, wo sie stehen. Eine Rechnung, bei der eine Pflichtangabe fehlt oder unauffindbar ist, kann der Kunde nicht als Beleg verwenden, und bei der Betriebsprüfung fällt es auf. Deshalb gibt es hier keinen freien Baukasten, sondern Stellschrauben, die das Dokument nicht kaputt machen können.
Wer die Vorgabe zurück will, klickt Auf Vorgabe zurücksetzen und speichert. Das Logo bleibt dabei erhalten.
Häufige Fragen
- Warum sehe ich die Vorschau nicht?
- Die Vorschau ist ein PDF, das der Browser anzeigt. Chrome, Edge, Firefox und Safari können das. Auf manchen Tablets fehlt die Anzeige im Fenster; dann hilft, das Briefpapier am Rechner einzurichten.
- Kann ich das Layout für jeden Dokumenttyp anders machen?
- Nein. Ein Betrieb hat ein Briefpapier, das wiedererkennbar ist. Was die Rechnung besonders braucht, steht im Reiter Rechnung.
Zuletzt fachlich geprüft am . Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.