Die Prüfung sagt, Nutzername oder Passwort werden abgelehnt. Was tun?

Meist fehlt das App- oder E-Mail-Passwort (Google, Telekom) oder der Zugriff für Programme ist aus (GMX, WEB.DE). Die Handgriffe stehen beim gewählten Anbieter. Der Nutzername ist fast immer die E-Mail-Adresse selbst.

Kann ich eine andere Absenderadresse als das Postfach nehmen?

Die meisten Anbieter erlauben nur Adressen, die zum Postfach gehören. Eine fremde Absenderadresse lehnt der Anbieter beim Senden ab. Für Antworten an eine andere Adresse gibt es das Feld Antwortadresse.

Anleitung · Einstellungen · Stand 18. September 2026

E-Mail-Versand über das eigene Postfach einrichten

Angebote, Rechnungen und Unterlagen gehen aus wagenpuls per Mail an Ihre Kunden. Damit sie mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse ankommen und Antworten bei Ihnen landen, verknüpfen Sie einmal Ihr Postfach. Das dauert etwa drei Minuten, und Sie brauchen nur Adresse und Passwort.

In wagenpuls: Einstellungen, E-Mail-Versand. Einstellungen im Rundgang ansehen

Die drei Schritte

Erstens Absender: Der Name, der beim Kunden als Absender steht (etwa Ihr Firmenname), die Adresse, von der die Mails kommen, und wahlweise eine andere Adresse für Antworten.

Zweitens Anbieter: Anklicken, bei wem Ihr Postfach liegt. IONOS (auch 1&1), Telekom, Google, Microsoft 365, GMX, WEB.DE, STRATO, All-Inkl, Hetzner, mailbox.org oder ein anderer Anbieter. Server, Port und Verschlüsselung stehen dann schon da, und die Handgriffe, die der Anbieter verlangt, stehen daneben.

Drittens Anmelden und prüfen: Adresse und Passwort eintragen, dann Verbindung prüfen. wagenpuls meldet sich beim Anbieter an und schickt eine Testmail an Sie. Erst wenn beides geht, wird gespeichert. Ein halb eingerichtetes Postfach gibt es nicht.

Was die Anbieter verlangen

Google lässt kein normales Passwort zu. Sie brauchen ein App-Passwort: im Google-Konto unter Sicherheit die Bestätigung in zwei Schritten einschalten, dann unter App-Passwörter eines für wagenpuls erzeugen. Die Telekom will ein eigenes E-Mail-Passwort aus dem Kundencenter. GMX und WEB.DE verlangen, dass der Zugriff für externe Programme in den Einstellungen eingeschaltet ist.

Bei Microsoft 365 muss der Administrator beim Postfach die Option Authentifiziertes SMTP einschalten. Private Adressen bei outlook.de, hotmail.de und live.de lassen seit 2025 keine Anmeldung mit Passwort mehr zu; dafür bitte eine andere Adresse nehmen oder die Mails über wagenpuls gehen lassen.

Bei IONOS, STRATO, Hetzner und mailbox.org reicht das normale Passwort des Postfachs.

Ohne eigenes Postfach

Ist kein Postfach verknüpft, gehen die Mails über den Server von wagenpuls. Als Absender steht dann Ihr Firmenname über wagenpuls, und die Antwortadresse ist die E-Mail-Adresse aus Ihren Firmendaten. Antworten landen also trotzdem bei Ihnen, nur der Absender ist ein anderer.

Der Postausgang unter Finanzen zeigt zu jeder Mail, über welchen Weg sie ging und, falls sie nicht ging, den Grund in einem Satz.

Passwort und Sicherheit

Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt. Wer die Einstellungen später öffnet, sieht ein leeres Passwortfeld; leer lassen heißt, das gespeicherte bleibt. Ändern kann das Postfach nur der Inhaber.

Wer das Postfach löst, schickt ab dann wieder über wagenpuls. Gespeicherte Zugangsdaten werden dabei gelöscht.

Häufige Fragen

Die Prüfung sagt, Nutzername oder Passwort werden abgelehnt. Was tun?: Meist fehlt das App- oder E-Mail-Passwort (Google, Telekom) oder der Zugriff für Programme ist aus (GMX, WEB.DE). Die Handgriffe stehen beim gewählten Anbieter. Der Nutzername ist fast immer die E-Mail-Adresse selbst.
Kann ich eine andere Absenderadresse als das Postfach nehmen?: Die meisten Anbieter erlauben nur Adressen, die zum Postfach gehören. Eine fremde Absenderadresse lehnt der Anbieter beim Senden ab. Für Antworten an eine andere Adresse gibt es das Feld Antwortadresse.

Zuletzt fachlich geprüft am 18. September 2026. Die Angaben sind sorgfältig zusammengetragen und ersetzen keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.