Ein Fahrzeug in den Bestand aufnehmen

Acht Reiter, wie in der Börsenmaske

Grunddaten, Antrieb, Details, Codes, Ausstattung, Text, Preise und Einkauf, Zustand. Wer aus einer anderen Händlersoftware kommt, findet die Felder dort wieder, wo er sie vermutet. Alle Reiter gehören zu einem Formular; Fahrzeug anlegen speichert alles auf einmal.

Pflicht ist nur, was ohne Angabe kein Fahrzeug wäre: Marke, Modell, FIN, Erstzulassung, Kilometerstand, Leistung und Ankaufspreis. Die Marken M und A neben einem Feld sagen, welche Börse die Angabe verlangt, sobald das Fahrzeug inseriert wird. Alles andere darf leer bleiben und wird in der Akte nachgetragen.

Warum Marke und Modell keine Textfelder sind

Freitext bringt VW, Vw, Volkswagen und Volkswagen AG in denselben Bestand. Dann findet die Suche das Fahrzeug nicht, der Filter nach Marke zeigt vier Einträge für einen Hersteller, und die Börse lehnt den Datensatz ab, weil sie die Kategorie nicht erkennt.

Deshalb ist die Marke ein Katalog mit Livesuche: die häufigen Marken vorn, der Rest alphabetisch dahinter, je Fahrzeugart eine eigene Liste. Das Modell ist die Baureihe (Golf, 3er, C-Klasse, Model 3), die Ausführung steht in der Variante (2.0 TDI Highline, 320d Touring xDrive). Fehlt ein Modell im Katalog, übernimmt ein Klick das Getippte.

Ausstattung anklicken

Die Ausstattung steht in Gruppen: Häufig gesucht, Komfort, Sicherheit, Innen und Multimedia, Außen und Fahrwerk, Elektro und Hybrid, dazu die eigenen Merkmale aus den Stammdaten. Klick nimmt auf, Klick nimmt heraus. Das Suchfeld filtert über alle Gruppen, Enter wählt den ersten Treffer.

Steht ein Merkmal nirgends, wird das Getippte als eigenes Merkmal aufgenommen. Es bleibt am Fahrzeug und erscheint bei diesem Fahrzeug unter Weitere.

Drei Wege ins System

Aus dem Ankauf: Der angenommene Vorgang wird zum Fahrzeug, alle Daten wandern mit.

Aus einem Import: Eine CSV- oder Excel-Datei aus dem bisherigen Programm, die Exportdatei von AutoScout24 oder die Anzeigen direkt aus Ihrem mobile.de-Konto bringen mehrere Fahrzeuge auf einmal. Von mobile.de kommen Ausstattung, Beschreibung und Bilder mit, und jedes Fahrzeug ist danach mit seiner Anzeige verknüpft. Den Einkaufspreis kennt keine Börse; er steht nach dem Import auf null und gehört nachgetragen. Eine eigene Datei bringt ihn mit, dazu Einkaufsdatum, Steuerfall und auch verkaufte Fahrzeuge, siehe Daten übernehmen.

Von Hand: für alles, was auf anderem Weg kommt, etwa eine Auktion oder eine Inzahlungnahme. Die Fahrgestellnummer und Daten holen, oder ein Foto vom Fahrzeugschein, ersparen dabei den größten Teil der Tipparbeit.

Die Fahrgestellnummer

Sie ist das einzige Merkmal, das ein Fahrzeug eindeutig macht. Kennzeichen wechseln, Modellbezeichnungen sind uneinheitlich, die FIN bleibt.

Die Software prüft die Länge von 17 Zeichen und dass die verbotenen Buchstaben I, O und Q nicht vorkommen. Eine doppelt vergebene FIN wird gemeldet, denn das ist fast immer ein Tippfehler oder ein versehentlich zweimal angelegtes Fahrzeug.

Mit dem Modul FIN-Abfrage holt der Knopf Daten holen neben dem Feld Marke, Modell, Variante, Technik, Farbe und die Werksausstattung vom Hersteller. Was danach noch fehlt, wird rot markiert. Wie das geht und was es kostet, steht unter FIN-Abfrage.

Nicht nur PKW

Die Fahrzeugart steht vor der Karosserie: PKW, Nutzfahrzeug, Motorrad, Wohnmobil oder Anhänger. Sie schaltet die Karosserieliste um, bestimmt die Kategorie im Börsenexport und das Bild in der Liste.

Und sie entscheidet über die Pflichtangaben: Die Pkw-Energieverbrauchskennzeichnungsverordnung gilt nur für Personenkraftwagen. Ein Motorrad ohne Verbrauchsangabe ist kein Verstoß, und deshalb verlangt die Software sie dort auch nicht. Auf Schild und Exposé fehlt der Block dann, statt leer dazustehen. Beim Anhänger entfallen auch Leistung und Schadstoffklasse.

Kalkulation, Steuerfall und Verträge sind für alle Arten gleich. Ein Motorrad nach §25a rechnet wie ein PKW nach §25a.

Der Steuerfall entscheidet über alles Weitere

Differenzbesteuert, regelbesteuert, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr: Davon hängen die Kalkulation, der Text im Vertrag, die Rechnung und der Export in die Buchhaltung ab.

Wird der Steuerfall nach dem ersten Beleg geändert, warnt die Software. Der bereits erzeugte Beleg bleibt, wie er ist, und dann stimmen Fahrzeug und Beleg nicht mehr überein.

Zustände eines Fahrzeugs

Vorlauf, angekauft, Aufbereitung, verfügbar, reserviert, verkauft, übergeben, abgerechnet. Der Zustand steuert, was möglich ist: Ein reserviertes Fahrzeug lässt sich nicht ein zweites Mal reservieren, ein abgerechnetes nicht mehr ändern, inseriert wird erst ab verfügbar.

Vorlauf ist gekauft und noch nicht da: von der Auktion, vom Vorbesitzer, aus dem Ausland. Das Geld ist weg, also bindet das Fahrzeug Kapital wie jedes andere. Die Standtage zählen deshalb ab dem Ankauf, nicht erst ab der Ankunft. Beim ersten Wechsel auf einen anderen Status merkt sich die Software das Ankunftsdatum für die Akte.

Kommission: fremdes Fahrzeug auf dem eigenen Hof

Unter Einkauf und Steuer stellen Sie ein Fahrzeug auf Kommission und nennen den Eigentümer, der als Kunde angelegt sein muss, und den Mindestpreis. Der Mindestpreis ist, was der Eigentümer bekommt. Er wird als Ankaufspreis geführt, alles darüber ist Ihre Provision, und die Marge rechnet wie gewohnt Verkaufspreis minus Ankaufspreis.

Kapital bindet ein Kommissionsfahrzeug nicht, denn der Ankaufspreis ist nie geflossen. Ihre eigenen Kosten daran, etwa Aufbereitung oder Inserat, sind dagegen echtes Geld und zählen. Im Bestand hat Kommissionsware einen eigenen Reiter und eine Kennzeichnung.

Steuerlich gilt der Kommissionär als Lieferer (§3 Abs. 3 UStG). Bei einem privaten Eigentümer greift die Differenzbesteuerung nach §25a wie beim Ankauf von privat, die Marge ist der Verkaufspreis abzüglich der Auszahlung. Beim Verkauf entsteht die Kommissionsabrechnung für den Eigentümer: Verkaufspreis, Mindestpreis, Provision, Auszahlung. Sie ist keine Rechnung und weist keine Umsatzsteuer aus.

Vermittlung im Kundenauftrag

Beim Anlegen wählen Sie unter Art des Fahrzeugs: eigenes Handelsfahrzeug, in Kommission oder Vermittlung. Bei der Vermittlung verkaufen Sie das Fahrzeug im Namen und für Rechnung des Eigentümers. Der Kaufvertrag kommt zwischen Eigentümer und Käufer zustande, Sie werden nicht Vertragspartei und verdienen nur Ihre Provision, fest in Euro oder in Prozent vom Kaufpreis. Den Eigentümer wählen Sie aus den Kunden oder legen ihn gleich an, dazu, wer die Provision zahlt.

Der Unterschied zur Kommission: Dort verkaufen Sie im eigenen Namen, gelten steuerlich als Verkäufer und haften gegenüber dem Käufer. Der ganze Preis ist Ihr Umsatz. Bei der Vermittlung ist allein die Provision Ihr Umsatz, mit 19 % Umsatzsteuer. Es gibt keinen Einkaufspreis, keine Kapitalbindung, kein §25a und keinen Eintrag im Kfz-Handelsbuch. Den Vermittlungsauftrag mit dem Eigentümer erzeugen Sie in der Akte unter Dokumente.

Wichtig: Einen Mindestpreis dürfen Sie dem Eigentümer nicht garantieren, und ein Mehrerlös darf nicht bei Ihnen bleiben. Sonst tragen Sie das Preisrisiko, und das Finanzamt wertet den Verkauf als Ihren eigenen, mit voller Umsatzsteuer auf den Preis und mit Ihrer Gewährleistung gegenüber dem Käufer. Treten Sie nach außen wie ein Verkäufer auf, gilt dasselbe. Deshalb steht der Hinweis auf den Verkauf im Kundenauftrag auch im Inserat. Die mitgelieferten Vertragstexte sind sorgfältig gefasst, ersetzen aber keine Rechtsberatung.