Die Fahrzeugakte verstehen

Oben der Faden, darunter die Reiter

Über den Reitern steht der Vorgang: eine Zeile mit dem Fortschritt und der Frage, was als Nächstes dran ist. Aufgeklappt zeigt sie alle Stationen von der Anfrage bis zur Abrechnung.

Die Reiter selbst sind noch einmal unterteilt. Die Übersicht etwa führt Fahrzeug und Technik, Zustand und Papiere sowie Einkauf, Steuer und Verbrauch getrennt. Bearbeitet wird über alle drei hinweg: Speichern übernimmt auch, was gerade nicht sichtbar ist.

Kosten erfassen

Aufbereitung, Reparatur, Transport, Gutachten, TÜV: Alles, was am Fahrzeug hängt, gehört hierher, sonst stimmt die Marge nicht.

Bei regelbesteuerten Fahrzeugen wird die Vorsteuer aus den Kosten gezogen, bei differenzbesteuerten nicht, denn dort mindern Kosten die Bemessungsgrundlage nicht. Diesen Unterschied rechnet die Software von allein richtig, er ist die häufigste Fehlerquelle bei Kalkulationen von Hand.

Belege lesen lassen

Beleg als PDF oder Foto hochladen oder am Handy einscannen, die Software liest Datum, Lieferant, Netto, Steuersatz, Brutto und Rechnungsnummer heraus und füllt die leeren Felder. Eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) wird strukturiert gelesen, das ist exakt. Andere Belege, auch schief fotografierte Werkstattrechnungen und gescannte PDFs, liest Claude von Anthropic. Das zählt als Scan: 50 sind in jedem Paket im Monat enthalten, 5 im Test.

Für das Lesen geht nur das einzelne Bild an Anthropic, ohne weitere Kunden- oder Fahrzeugdaten, verarbeitet in den USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln und nicht zum Training genutzt. So steht es im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sind die Scans aufgebraucht oder ist der Dienst nicht erreichbar, liest die eigene Texterkennung auf unserem Server in Deutschland, ohne Übermittlung, aber ungenauer.

Die Meldung nach dem Hochladen sagt, was gelesen wurde und wie sicher die Erkennung war. Gelesene Werte füllen nur leere Felder, was Sie schon eingetippt haben, bleibt. Prüfen Sie den Betrag, bevor Sie speichern: Ein Foto im Halbdunkel liefert Zahlendreher, und die Software sieht sie nicht.

Zustand und Papiere: alles aus dem Ankauf an einer Stelle

Unter Übersicht, Zustand und Papiere steht die Akte aus dem Ankauf: der Ankaufsvertrag, das PDF der technischen Prüfung, ein Zustandsbericht mit allen markierten Schäden, die ersten abgelegten Unterlagen und die Gesprächsnotizen. Jedes Dokument öffnet sich mit einem Tipp, auch Monate später.

Nichts davon wird kopiert. Die Ankaufsanfrage bleibt mit dem Fahrzeug verbunden, deshalb erscheinen Prüfung, Absprachen und Verlauf der Anfrage auch bei Fahrzeugen, die vor dieser Akte angekauft wurden. Darunter stehen aufklappbar die Angaben des Verkäufers, die festgestellten Mängel, die Bemerkungen zur Prüfung und der Verlauf der Anfrage.

Darüber liegt die Zeichnung des Fahrzeugs. Wie Sie dort Schäden markieren, steht unter Schäden am Fahrzeug markieren.

Der Verlauf

Jede Änderung an Preis, Zustand und Steuerfall steht mit Zeitpunkt und Benutzer im Verlauf, ebenso jedes erzeugte Dokument.

Das ist die Antwort auf die Frage, warum ein Fahrzeug für 12.900 statt für 13.900 herausgegangen ist, und zwar drei Monate später, wenn sich niemand mehr erinnert.

Was von hier aus geht

Kaufvertrag, verbindliche Bestellung, Übergabeprotokoll, Rechnung, Ausstellschild, Probefahrtvereinbarung, Reservierung.

Alle Dokumente ziehen ihre Daten aus derselben Akte. Ein korrigierter Kilometerstand steht damit im nächsten Dokument richtig, ohne dass Sie ihn suchen müssen.