Vom Abschluss bis zur Übergabe, Schritt für Schritt

Wie viele Schritte hat der Abschluss?

Drei. Im ersten wählen Sie den Käufer oder legen ihn an. Der zweite hat vier Blöcke: die Vertragsvorlage, eine mögliche Anzahlung, die Papiere, die jetzt entstehen, und was der Fall sonst verlangt. Der dritte Schritt ist das Ergebnis.

Die Vertragsvorlage ist nach dem Käufer vorausgewählt: Ein Privatkunde bekommt den Vertrag mit gesetzlicher Sachmängelhaftung, eine Firma den mit Haftungsausschluss. Daneben steht, warum. Ändern können Sie es, etwa wenn ein Handwerker den Wagen privat kauft.

Die Anzahlung tragen Sie hier ein, Betrag und Art. Daneben steht sofort, was bei der Übergabe noch offen bleibt. Die Anzahlungsrechnung wird festgeschrieben, weil die Umsatzsteuer mit dem Geldeingang entsteht, und von der Schlussrechnung abgesetzt.

Unter den Papieren steht, was dieser Fall sonst braucht: bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung die Gelangensbestätigung, bei Abholung zusätzlich der Verbringungsnachweis, bei einer Ausfuhr der Ausfuhrnachweis, bei Barzahlung ab zehntausend Euro die Aufzeichnung nach dem Geldwäschegesetz. Jeder Punkt sagt, warum er dasteht, und ob er nötig oder nur empfohlen ist.

Einzelne Textbausteine des Vertrags lassen sich darunter aufklappen. Automatisch heißt, dass die Variante nach Steuerfall und Vertragsvorlage gewählt wird, und das ist fast immer richtig.

Was passiert nach dem Abschluss?

Die Seite wird zur Abschluss-Checkliste und bleibt es. Dort steht Punkt für Punkt, was noch offen ist, jeder mit seiner Aktion daneben. Nötige Punkte sind von empfohlenen getrennt.

Sie können die Liste jederzeit verlassen. Sie finden sie über Verkauf, über die Fahrzeugakte und über den Handlungsbedarf im Überblick wieder, und es geht dort weiter, wo Sie aufgehört haben.

Wie halte ich die Übergabe fest?

In der Checkliste steht der Punkt Übergabe festhalten. Dort tragen Sie den Kilometerstand und die Zahl der Schlüssel ein, haken die übergebenen Papiere und das Zubehör ab und halten den festgestellten Zustand fest, gegliedert nach Motor, Getriebe, Fahrwerk und so weiter.

Der Kilometerstand steht schon da, mit dem Stand vom Fahrzeug. Ändern Sie ihn beim Ablesen am Tacho, wird er auch am Fahrzeug nachgeführt, sofern er höher ist. Nach unten wird nicht korrigiert: Ein kleinerer Wert ist ein Tippfehler, und den heilt keine Software von selbst.

Dazu Tank- oder Ladestand, Ort und Uhrzeit der Übergabe. Der Tankstand ist eine Auswahl und kein Textfeld: Bei der Übergabe steht man am Fahrzeug, und "dreiviertel voll" schreibt jeder anders.

Angekreuzt wird nur, was zutrifft. Was offen bleibt, steht nicht im Protokoll. Es sind Feststellungen, keine Pflichtliste.

Erledigt ist der Punkt erst, wenn wirklich angehakt wurde. Ein vorbelegter Kilometerstand allein genügt nicht. Ein Protokoll, das niemand ausgefüllt hat, ist im Streitfall nichts wert und wäre trotzdem unterschrieben.

Wie kommen die Unterlagen zum Kunden?

Über einen Knopf: Unterlagen senden, über der Checkliste und ebenso in der Fahrzeugakte unter Dokumente. Dort kreuzen Sie an, was mitgeht, auch das Exposé und allgemeine Informationen wie AGB oder Datenschutzhinweise. Vorlagen mit Feldern füllen Sie vorher über Vorlage verwenden aus, daneben im Abschluss.

Liegen bei einem Vertrag beide Unterschriften vor, geht er ohnehin sofort an beide Seiten, mit Signaturprotokoll im Anhang. Daran muss niemand mehr denken. Ausnahme: Liegt er in einer offenen Unterlagenmappe, wartet er auf die gemeinsame Nachricht.

Alles in einer Nachricht: die Unterlagenmappe

In der Fahrzeugakte im Reiter Dokumente steht der Knopf Unterlagen senden. Er führt in drei Schritten: Wer bekommt was (E-Mail-Adresse, dazu Verträge, Rechnungen und Exposé ankreuzen), Unterschriften, Nachricht.

Bei den Unterschriften setzen Sie Ihre eigene mit Jetzt unterschreiben. Der Kunde unterschreibt alle Dokumente in einem Durchgang: hier vor Ort, über einen Link per Mail oder über einen kopierten Link. Auf seinem Handy führt Weiter zur nächsten Unterlage durch die Mappe, am Ende steht Alles unterschrieben.

Jetzt senden bleibt gesperrt, bis alles unterschrieben ist. Mit Automatisch senden, sobald alles unterschrieben ist geht die Nachricht von selbst hinaus, sobald die letzte Unterschrift da ist. Verträge gehen also nie unterschriftslos zum Kunden, und der Kunde bekommt eine Mail statt fünf.

Kann der Kunde vor Ort unterschreiben?

Ja. Bei jedem Dokument steht unter Unterschrift des Kunden zuerst Jetzt hier auf diesem Gerät unterschreiben: Sie geben Tablet oder Handy dem Kunden, er prüft das Dokument und unterschreibt mit dem Finger. Das passt zu Besichtigung, Inzahlungnahme und Auslieferung. Alternativ scannt der Kunde den QR-Code mit seinem eigenen Handy, oder Sie schicken ihm den Link. Bei mehreren Dokumenten unterschreibt er in der Unterlagenmappe alle in einem Durchgang.

Ihre eigene Unterschrift müssen Sie nicht jedes Mal setzen. Ist sie unter Einstellungen hinterlegt, kommt sie von allein unter den Kaufvertrag, sobald er entsteht, und unter jedes Dokument, das zur Unterschrift hinausgeht. Der Kunde bekommt also nie ein Blatt, auf dem die Seite des Verkäufers leer ist.

Ändern lässt sich ein Entwurf trotzdem weiter, bis der Kunde unterschrieben hat. Die Unterschrift des Händlers allein sperrt nicht, das Dokument wird beim Speichern neu gestempelt.

Wann gilt ein Fahrzeug als übergeben und abgerechnet?

Von allein, sobald die Tatsache eintritt. Es gibt dafür keinen Knopf mehr.

Übergeben ist das Fahrzeug, wenn das Übergabeprotokoll von beiden Seiten unterschrieben ist. Abgerechnet ist es, wenn die Rechnung festgeschrieben ist. In diesem Moment friert auch die Marge ein und der Eintrag geht ins Kfz-Handelsbuch.

Beides steht ohnehin in den Belegen. Den Händler danach noch zu fragen, ob er den Status jetzt umstellen möchte, hieße aus einer Tatsache eine Aufgabe zu machen.