Anzahlung und Reservierung beim Gebrauchtwagen: was gilt, wenn der Kunde abspringt

Warum eine Reservierung schriftlich und mit Frist?

Eine mündliche Reservierung ohne Frist bindet Sie, aber nicht den Kunden. Das Fahrzeug steht drei Wochen, und am Ende kauft er ein anderes. Die Reservierung nennt deshalb immer einen letzten Tag.

Ohne Geld ist eine Reservierung meist eine Gefälligkeit: Sie halten das Fahrzeug zurück, der Kunde verpflichtet sich in aller Regel zu nichts. Das passt für ein, zwei Tage, etwa bis zur Probefahrt am Wochenende oder bis die Finanzierung zugesagt ist.

Mit Geld wird die Reservierung verbindlicher, und dann gehört schriftlich dazu: der Betrag, ob er auf den Kaufpreis angerechnet wird, bis wann reserviert ist und was mit dem Geld geschieht, wenn der Kunde nicht kauft. Ohne diese Vereinbarung streiten Sie im Zweifel darüber, was gemeint war.

Anzahlung oder Kaution, das ist nicht dasselbe

Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung auf den Kaufpreis. Es liegt ein Leistungsaustausch vor, und die Umsatzsteuer entsteht mit der Vereinnahmung, also mit dem Eingang des Geldes (§13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG). Das gilt auch bei Sollversteuerung.

Eine Kaution ist eine Sicherheitsleistung. Sie wird verwahrt und zurückgezahlt, nicht auf den Preis angerechnet. Kein Leistungsaustausch, keine Umsatzsteuer, keine Rechnung.

Beides heißt im Autohaus oft Anzahlung. Die Software fragt deshalb nach, sobald ein Betrag im Feld steht, und erklärt den Unterschied an Ort und Stelle. Sie rät nicht.

Welchen Beleg gibt es, und wie landet die Anzahlung in der Schlussrechnung?

Bei einer Anzahlung entsteht sofort eine Anzahlungsrechnung mit Nummer aus dem laufenden Rechnungskreis. Sie wird gleich festgeschrieben, denn die Steuer ist mit dem Geldeingang entstanden und ein Entwurf hat keine Nummer.

Bei einer Kaution entsteht eine Quittung über eine Sicherheitsleistung. Darauf steht ausdrücklich, dass es keine Rechnung nach §14 UStG ist und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Wer hier eine Steuer ausweist, schuldet sie nach §14c UStG.

Kommt das Geld bar herein, geht es in beiden Fällen ins Kassenbuch. Auch eine Kaution: Das Geld liegt in der Kasse, ob es Umsatz ist oder nicht.

Die Schlussrechnung zeigt den vollen Kaufpreis und setzt die Anzahlung als eigene Position wieder ab, mit Datum und Nummer der Anzahlungsrechnung. Genau das verlangt §14 Abs. 5 Satz 2 UStG. Zu zahlen ist nur der Rest.

Bei Regelbesteuerung wird nicht nur der Betrag, sondern auch die darauf entfallende Steuer abgesetzt. Über beide Belege zusammen steht damit genau die Umsatzsteuer, die auf den vollen Preis entfällt, kein Cent mehr und keiner weniger.

Bei Differenzbesteuerung nach §25a wird die Handelsspanne weiterhin vom vollen Verkaufspreis gerechnet, nicht vom Restbetrag. Das ist die Stelle, an der eine Software leicht zu wenig Steuer ausweist. Eine abgesetzte Anzahlung ist damit erledigt und kann kein zweites Mal abgezogen werden.

Wenn der Kauf nicht zustande kommt

Eine Kaution wird zurückgezahlt. Bar erhaltenes Geld geht dabei wieder aus der Kasse heraus, die Software bucht das mit.

Bei einer Anzahlung gibt es zwei Wege: Rückzahlung über eine Gutschrift oder Einbehalt. Ein pauschaler Verfall der gesamten Anzahlung ist gegenüber Verbrauchern angreifbar. Haltbar ist ein Betrag, der dem tatsächlichen Aufwand entspricht. Was in Ihrer Vereinbarung steht, legen Sie in den Textbausteinen fest; im Zweifel lassen Sie die Klausel anwaltlich prüfen.

Wie reservieren und heben Sie in wagenpuls auf?

Unter Verkauf legen Sie die Reservierung an: Fahrzeug, Kunde, letzter Tag und auf Wunsch ein Betrag, als Anzahlung oder Kaution, bar oder per Überweisung. Das Fahrzeug steht danach überall auf Reserviert, im Bestand, in der Fahrzeugakte und im Überblick. Reservieren lässt sich nur ein Fahrzeug, das noch nicht verkauft ist. Die Bestätigung an den Kunden schicken Sie aus der Liste per WhatsApp.

Ohne Geld endet die Reservierung von selbst. Reserviert bis zum 20. gilt den ganzen 20.; danach gibt der tägliche Lauf das Fahrzeug wieder frei, und im Verlauf steht, dass die Reservierung abgelaufen ist.

Mit Anzahlung oder Kaution gibt wagenpuls das Fahrzeug nicht von selbst frei. Ist der letzte Tag vorbei, steht in der Liste der Reservierungen abgelaufen neben dem Datum, und Sie entscheiden, ob Sie verkaufen oder die Reservierung aufheben.

Aufheben geht unter Verkauf, Reservierungen, mit einer Rückfrage. Das Fahrzeug ist danach sofort wieder verfügbar. Eine Anzahlung bleibt dabei gebucht; der Verlauf vermerkt, dass sie noch zu erstatten oder zu verrechnen ist. Zurückgezahlt wird nichts von allein.